No Image

Сроки хранения договоров купли продажи

СОДЕРЖАНИЕ
0 просмотров
16 ноября 2019

Множество различных организаций в процессе своей деятельности заключают договора и бухгалтерам необходимо знать срок хранения договоров в организации, чтобы избежать проблем.

Под договором следует подразумевать документы, которые являются своего рода подтверждением взаимоотношений организации с контрагентами, связанных с любым видом ее деятельности. Поскольку предприятие могут в любой момент навестить с целью проверки представители различных государственных служб или наведаться акционеры, руководителю данного предприятия стоит заранее позаботиться о нахождении в его распоряжении оригиналов всех договоров, когда-либо заключенных с другими организациями и/или лицами.

Также руководитель в обязательном порядке должен хранить договора и все документы, которые хоть как-то связаны с их подписанием и исполнением ровно столько, сколько установлено соответствующими законами, т.е. не менее пяти лет. Если же руководитель предприятия изъявит желание преждевременно уничтожить договора, причем до установленного законодательством срока, то даже если они на тот период стали неактуальными, данное решение может иметь для него весьма негативные последствия.

Постоянное и временное хранение

Общероссийский классификатор документов определяет договора как организационно-распорядительные документы. Запрещается уменьшать срок хранения документов, но если есть достаточно веские причины для его увеличения, это не только не запрещено, но и целесообразно.

Если говорить о минимальном сроке хранения как электронных, так и бумажных договоров и сопутствующих им документов, то он является одинаковым для обоих видов. Что касается срока действия договоров, то он бывает как ограниченный, так и неопределенный (договор находится в силе, пока одна из сторон не изъявит желание о его прекращении).

Действующим российским законодательством указано, что по окончании срока действия должны храниться не менее пяти лет договора, касающиеся:

  • аренды транспорта;
  • перевозки грузов;
  • энергоснабжения;
  • страхования зданий;
  • охранной деятельности;
  • предоставления аудиторских услуг;
  • размещения рекламы;
  • внедрения автоматизированных систем;
  • аренды помещения.

Теми видами договоров, которые нуждаются в постоянном хранении являются:

  • об основании общества;
  • договора о дарении;
  • купле-продаже земли или дома;
  • передаче прав на результат интеллектуальной работы и др.

Что касается срока хранения договоров, которые потеряли свою актуальность, то его нужно начинать отсчитывать не с первого дня после прекращения их действия, а с первого января следующего года.

Руководителю также стоит учесть тот факт, что не стоит выбрасывать или сдавать на макулатуру документы, которые не хранятся бессрочно и срок хранения которых истек. Таким делом занимается специально созданная экспертная комиссия. Она составляет новые документы, которые подтверждают получение бумаг на проведение ликвидации и об успешной процедуре ликвидации.

Полный список сроков хранения документов организаций скачать (Размер: 233,4 KiB | Скачиваний: 1 366)

  • Храмцовская Наталья | к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией компании «ЭОС», эксперт ИСО, член Международного совета архивов

К сожалению, ни в законодательстве, ни в нормативных документах, регулирующих вопросы обращения ценных бумаг, не содержится указаний о сроках хранения договоров купли-продажи.

Анализируем Перечни документов с указанием сроков хранения

В перечнях документов, устанавливающих сроки хранения, существуют несколько статей, которые в той или иной степени можно отнести к договорам купли-продажи ценных бумаг.

Оговоримся сразу, что только «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации» может сейчас применяться официально, так как «Перечень документов, образующихся в деятельности кредитных организаций» отменен почти полтора года назад, а перечень документов Сбербанка может быть использован только как ориентир, поскольку является внутренним нормативным документом этой организации. Данные всех этих перечней приводятся для того, чтобы сравнить установленные в них сроки хранения и попытаться проанализировать, соответствуют ли эти сроки интересам организации и особенностям использования договоров при обращении ценных бумаг.

Все ценные бумаги, которые могут появиться в организации, делятся на две большие группы:

  • собственные ценные бумаги организации и
  • приобретенные организацией ценные бумаги других эмитентов.

Видно, что составители перечней наиболее трепетно относятся к сохранению договоров на приобретение ценных бумаг сторонних организаций — для них установлены сроки хранения не менее 10 лет. Договоры на собственные ценные бумаги рассматриваются как менее значимые: так, Сбербанк для договоров по своим акциям даже установил срок хранения в 3 года «после перехода права собственности на акцию».

Подтверждение права собственности

Важно понимать, что в современных условиях установленные в перечнях сроки хранения не должны восприниматься как «истина в последней инстанции», особенно из-за того, что в перечнях не приводятся ссылки на законодательные и нормативные акты, на основании которых установлен соответствующий срок хранения. Никто не может гарантировать, что срок хранения какого-либо конкретного документа в настоящее время не изменился.

Федеральным законом от 21 июля 2005 года № 109-ФЗ в Гражданский кодекс были внесены изменения в статью 181 «Сроки исковой давности по недействительным сделкам». В результате срок исковой давности по требованию о применении последствий недействительности ничтожной сделки составляет теперь три года вместо 10 лет.

В таких случаях специалисты по управлению документацией для установления сроков хранения могут использовать функциональный подход. Суть этого метода состоит в том, чтобы:

  • определить, какую функцию в деловой деятельности организации выполняет данный документ;
  • оценить риски, возникающие у организации при установлении тех или иных сроков хранения;
  • определить, сколько лет следует хранить документ исходя из обеспечения интересов своей организации.
Читайте также:  Юрист по международному праву обучение

Начнем с того, что разберемся, что именно регулируют договоры по операциям с ценными бумагами. Согласно Гражданскому кодексу РФ ценные бумаги являются таким же имуществом организации, как и прочие активы (ст. 130 ГК РФ).

В принципе, все договоры, касающиеся вопросов распоряжения имуществом организации, можно отнести к хозяйственным договорам, которые, согласно перечням, должны храниться 5 лет «после истечения действия договора». Но достаточно ли такого срока хранения для договоров по ценным бумагам?

Договор купли-продажи ценных бумаг фиксирует соглашение между продавцом ценных бумаг и покупателем, по которому продавец обязуется передать ценные бумаги в собственность покупателю, а покупатель обязуется принять ценные бумаги и уплатить за них определенную договором цену (п. 1 ст. 420, п. 1 ст. 454 Гражданского кодекса РФ). Именно договор начинает процедуру передачи права собственности, которая завершается либо актом приема-передачи ценных бумаг, либо (для акций) внесением изменений в реестр акционеров.

Как видно из приведенных выше выдержек из различных перечней, срок хранения договоров начинает отсчитываться при выполнении одного из условий — «после перехода права собственности на акцию» или же «после истечения срока действия договора». Что это означает для данного вида документов?
Фактически срок действия договора заканчивается тогда, когда стороны выполнили все условия договора. Для договора купли-продажи ценных бумаг это означает факт передачи прав собственности на ценные бумаги.

Гражданский кодекс Российской Федерации, часть первая.
Статья 223 «Момент возникновения права собственности у приобретателя по договору»

  1. Право собственности у приобретателя вещи по договору возникает с момента ее передачи, если иное не предусмотрено законом или договором.
  2. В случаях, когда отчуждение имущества подлежит государственной регистрации, право собственности у приобретателя возникает с момента такой регистрации, если иное не установлено законом.

В законодательстве зафиксировано, когда осуществляется переход прав на различные виды ценных бумаг:

Федеральный закон № 39-ФЗ «О рынке ценных бумаг» от 22 апреля 1996 года. Статья 29 «Переход прав на ценные бумаги и реализации прав, закрепленных ценными бумагами»

Право на предъявительскую документарную ценную бумагу переходит к приобретателю:

  • в случае нахождения ее сертификата у владельца — в момент передачи этого сертификата приобретателю;
  • в случае хранения сертификатов предъявительских документарных ценных бумаг и/или учета прав на такие ценные бумаги в депозитарии — в момент осуществления приходной записи по счету депо приобретателя.

Право на именную бездокументарную ценную бумагу переходит к приобретателю:

  • в случае учета прав на ценные бумаги у лица, осуществляющего депозитарную деятельность, — с момента внесения приходной записи по счету депо приобретателя;
  • в случае учета прав на ценные бумаги в системе ведения реестра — с момента внесения приходной записи по лицевому счету приобретателя.

Получается, что срок действия договора очень короток, и можно четко определить дату «истечения срока действия договора» или «перехода прав собственности».

Если у собственника возникнут какие-либо разногласия с реестродержателем или покупателем и придется обращаться в суд, то будет крайне сложно что-либо доказать, если документы, подтверждающие приобретение собственности, особенно договор, будут уничтожены.

Ценные бумаги приобретаются в собственность, и, как и в случае с другими видами собственности, можно рекомендовать следующее: пока организация или физическое лицо владеет данной собственностью, будет логичным не уничтожать какие-либо документы, связанные со всей процедурой передачи прав собственности из одних рук в другие,и особенно — договор покупки ценной бумаги. Судебная практика показывает, что иски о признании договора купли-продажи ценных бумаг недействительным являются одним из вариантов борьбы за собственность.

Президиум Высшего Арбитражного Суда РФ, вынося решение по одному из подобных дел (№ 6712/97 от 30.11.1997), указал, что решение вопроса о внесении в реестр акционеров записи об истце зависит в полной мере от решения вопроса о действительности или недействительности договора купли-продажи акций, на котором основаны исковые требования.

Читайте также:  Жалоба в прокуратуру по уголовному делу

Что может угрожать организации, если она не сможет доказать свои права на владение акциями?

  • прежде всего, организация несет финансовые потери — это и стоимость самих акций, и доходы, которые по ним можно получить;
  • кроме этого, может быть полностью утрачен контроль над предприятием, акциями которого владеет организация, и над его активами.

При установлении сроков хранения нужно помнить также и о сроках исковой давности. Сроки исковой давности служат лишь определенным ориентиром — организация сама решает, нужно ли удлинять срок хранения документов свыше обязательного срока, установленного законодательством, и насколько. Выбор срока хранения рекомендуется делать на основе сопоставления:

  • возможного ущерба из-за отсутствия документов,
  • возможного ущерба из-за чрезмерно длительного хранения документов и дополнительных затрат на хранение документов.

В настоящее время общий срок исковой давности устанавливается в три года (ст. 196 ГК РФ). Кроме того, закондательством могут устанавливаться специальные сроки исковой давности, сокращенные или более длительные по сравнению с общим сроком.

Исковая давность связана с защитой интересов организации в судебных инстанциях, поэтому решать вопрос о сроках хранения необходимо в тесном контакте с юристами, т.к. только они могут и должны дать квалифицированные советы. Правильность принятого решения можно еще раз оценить позднее, при проведении экспертизы ценности и при отборе документов на уничтожение.

Документальное подтверждение расходов

Теперь обратим ваше внимание еще на один аспект проблемы. При реализации имущества (а ценные бумаги являются движимым имуществом организации) «налоговая база определяется как разница между ценой реализуемого имущества… и стоимостью реализуемого имущества» (ст. 154 НК РФ). Это означает, что при отсутствии документов, подтверждающих цену, по которой было приобретено имущество, придется платить налог со всей суммы дохода от продажи ценных бумаг без учета расходов организации на их приобретение.

Налоговый кодекс Российской Федерации.
Статья 252 «Расходы. Группировка расходов»

1. В целях настоящей главы налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов….

Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты,… осуществленные… налогоплательщиком.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Именно в договоре купли-продажи указывается: вид приобретаемых ценных бумаг; эмитент (организация, которая выпустила эти ценные бумаги), количество ценных бумаг в штуках; цена за штуку, а также общая сумма, по которой приобретаются или продаются ценные бумаги.

В данном случае мы встречаемся с явлением, когда документ на протяжении своего жизненного цикла может выполнять несколько функций. Если первая функция договора начинается и заканчивается тогда, когда осуществляется переход прав на ценные бумаги, то вторая функция — документационное подтверждение расходов для снижения налоговой базы — начинается только тогда, когда собственник продает принадлежащие ему ценные бумаги. Произойти это может и через год после приобретения, и через пять лет, и через сорок. Если не учесть это обстоятельство при установлении срока хранения договора, то организация может понести существенные финансовые потери, особенно, если в первичных бухгалтерских документах информация о сделке купли-продажи окажется не полной.

Одновременно с возникновением второго назначения договора покупки на него начинают распространяться и требования к срокам хранения документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов.

Налоговый кодекс Российской Федерации.
Пункт 8 статьи 23 «Обязанности налогоплательщиков (плательщиков сборов)»

В течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы (для организаций — также и произведенные расходы) и уплаченные (удержанные) налоги.

Итак, для договоров купли-продажи ценных бумаг предлагаем установить срок хранения в 4 года с момента продажи ценных бумаг. Такой срок позволит обеспечить сохранность договоров для выполнения как первой (подтверждение права собственности), так и второй функции (документальное подтверждение расходов в целях налогообложения). Это значительно снизит риски финансовых потерь и штрафов за нарушение налогового законодательства.

Выводы

Вопрос установления сроков хранения для подобных документов важен для любой организации, и такая работа должна проводиться совместно специалистами деловых подразделений, службой ДОУ и юридической службой. Юристы должны правильно оценить риски возникновения судебных разбирательств по вопросам права собственности, проверить, соответствуют ли предложенные сроки хранения действующему законодательству и нормативным требованиям. С учетом сказанного выше в качестве ориентира имеет смысл рассматривать срок хранения в 4 года с момента продажи ценных бумаг.

Читайте также:  Кто проверяет водосчетчики в квартирах

Договор купли-продажи — это документ, по которому одна из сторон обязуется передать другой стороне движимое или недвижимое имущество за определенную плату. Сделки, заключенные на условиях соглашения, регулируются российским законодательством.

Условия договора

Предметом договора может стать любой товар, не изъятый из гражданского оборота. Действительными считаются документы, которые составлены в письменной форме, подписаны двумя сторонами и зарегистрированы в государственных органах. Покупатель становится собственником имущества непосредственно после его получения. Однако существуют исключения, предусмотренные законодательством РФ. Например, право на владение транспортным средством можно получить только после его регистрации в ГИБДД. Для получения в собственность недвижимого объекта необходима регистрация договора в Росреестре.

Документ может включать в себя совокупность условий, которые классифицируются на несколько видов: существенные; дополнительные (не требующие согласования сторон); случайные (не предусмотренные законом, их отсутствие не отражается на действительности соглашения).

Срок обязательства по приемке товара в договоре купли-продажи определяется в соответствии с правилами Гражданского кодекса РФ. Если точная дата не указана в документе, передача имущества должна быть выполнена в ближайшее время.

Сроки исполнения договора купли-продажи определяются следующим образом:

  1. Указание временных рамок, когда должна осуществиться доставка товара (неделя, месяц, год).
  2. Определение точной даты поставки.
  3. Указание условий, после которых выполняется передача имущества (аванс, полная предоплата, доставка товара несколькими партиями).

В документ также рекомендуется включить следующие пункты:

  • способы доставки товара;
  • виды упаковки, которая прилагается к продукции;
  • наличие страховки;
  • стоимость товара и варианты оплаты.

Согласно законодательству РФ (п. 1ст.486), покупатель может заплатить деньги как до приемки товара, так и после. Оплату можно осуществлять различными способами: наличными средствами; по безналичному расчету; с отсрочкой платежа или по полной предоплате.

Если говорить о том, каковы сроки составления договора купли-продажи, то здесь многое зависит от типа продаваемого имущества. Само подписание документа занимает обычно не более получаса. Однако перед заключением сделки иногда требуется посещение различных инстанций и сбор пакета документации, что может отнять достаточно много времени.

При оформлении соглашения, в нем необходимо указать срок его действия, написав точную дату или условия, при которых сделка будет считаться завершенной. В документе также необходимо отразить ответственность сторон и указать условия его изменения или расторжения.

Хранение договоров

Заключенные договоры подлежат обязательному хранению, так как они могут понадобиться в случае возникновения судебных разбирательств или проверок предприятий государственными органами. Условия хранения зависят от типа документа, все правила отражены в специальных перечнях, утвержденных Министерством культуры Российской Федерации.

Например, срок хранения договора купли-продажи недвижимости является постоянным. К недвижимым объектам относят здания, участки земли, помещения и другие объекты. Кроме того, постоянному хранению подлежат соглашения, касающиеся реализации акций и других ценных бумаг.

Каков срок хранения договоров купли-продажи в организации? После заключения сделки по реализации движимого имущества, соглашения должны находиться в архиве на протяжении десяти лет. Документы о продаже мебели, оргтехники, транспортных средств и других видов движимого имущества фирмы должника нельзя уничтожать в течение пяти лет.

Следует учитывать, что в перечнях не прописаны сроки хранения договоров купли-продажи всех видов товаров, поэтому каждый документ требует отдельного рассмотрения. В любом случае соглашения по всем заключенным сделкам должны находиться в архиве не менее пяти лет после истечения времени их действия.

Дубликаты договоров

При работе с документами нередко возникает необходимость в их дубликатах, которые могут использоваться в структурных подразделениях компании. Как правило, копия договора купли-продажи хранится до тех пор, пока в ней есть необходимость. Однако ее нельзя уничтожать в течение года после заключения сделки.

Что делать, если потерян документ о купле-продаже недвижимости?

В этом случае владелец дома или квартиры остается собственником жилья, однако ему нужно обратиться в государственное учреждение, где документ был зарегистрирован. Для того чтобы восстановить старый договор купли-продажи, необходимо отправить в органы запрос. На выданном после оплаты госпошлины документе будет стоять метка "ДУБЛИКАТ".

Если утерян договор купли-продажи автомобиля, необходимо обратиться МРЭО ГИБДД. Все другие виды подобных соглашений, заверенных нотариально, можно получить по аналогичной схеме.

Комментировать
0 просмотров
Комментариев нет, будьте первым кто его оставит

Adblock detector