No Image

Штатное расписание обязательно или нет

СОДЕРЖАНИЕ
0 просмотров
16 ноября 2019

Автор: И.Михайлов

Штатное расписание — важный кадровый документ. В этой статье рассмотрены вопросы, связанные с составлением, утверждением и использованием штатного расписания.

Обязаны или не обязаны работодатели иметь штатное расписание?

Штатное расписание упоминается только в ст. 57 ТК РФ. Согласно этой статье в трудовом договоре указываются должность, специальность, профессия (с квалификацией) в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция работника.

Отсюда следует, что если трудовым договором определена должность, специальность или профессия (как это обычно бывает), то работодатель, заключивший такой трудовой договор с работником, обязан иметь штатное расписание. И наоборот, если во всех трудовых договорах, заключенных данным работодателем с работниками, описывается трудовая функция (т.е. описывается конкретная работа, которую обязан выполнять работник), то необходимость в штатном расписании отпадает.

Кроме того, ст. 57 ТК РФ ни в каких случаях не обязывает работодателей — физических лиц иметь штатное расписание, даже если они являются, например, индивидуальными предпринимателями. Ведь в ней прямо и недвусмысленно говорится о “штатном расписании организации”.

Если спросят…

Отметим, что чиновники федеральной инспекции труда могут расценить отсутствие штатного расписания (даже в тех случаях, когда оно по смыслу ст. 57 ТК РФ и не требуется) как нарушение трудового законодательства и оштрафовать работодателя по ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Иногда в трудовые договоры с работниками вносятся указания на определенные должности, специальности или профессии, а штатное расписание, которое закрепляло бы наличие этих должностей, специальностей и профессий в соответствующей организации, отсутствует.

Можно ли говорить, что одно из существенных условий трудового договора — условие о трудовой функции — не согласовано сторонами? На наш взгляд, нельзя.

Штатное расписание утверждается локальным нормативным актом организации. Следовательно, его наличие или отсутствие и содержание зависят от волеизъявления только работодателя. Обязанность составить и утвердить штатное расписание лежит только на работодателе.

Однако наличие или отсутствие штатного расписания, а также его несоответствие трудовому договору, который заключается по взаимному соглашению работодателя и работника, не может препятствовать осуществлению работником своих трудовых прав. Невыполнение работодателем своей обязанности по составлению и утверждению штатного расписания не влияет на условия заключенного работодателем и работником трудового договора.

Таким образом, трудовой договор, в котором указана определенная должность, специальность или профессия, не может считаться незаключенным только на том основании, что у работодателя отсутствует штатное расписание. Работник будет выполнять трудовую функцию, предусмотренную таким трудовым договором (т.е. работать по установленной в договоре должности, специальности или профессии).

Иногда работников принимают на работу на должности, не предусмотренные имеющимся в организации штатным расписанием. Противоречие между штатным расписанием и трудовым договором должно решаться в пользу последнего (ст. 8 ТК РФ), по крайней мере, в отношении данного работника. Работник считается принятым по установленной в трудовом договоре должности, специальности или профессии.

Отсутствие штатного расписания может повлечь некоторые проблемы. Работодатель, который не имеет штатного расписания, лишается возможности провести сокращение численности или штата работников. Точнее, провести сокращение численности или штата работников работодатель может, а вот документально подтвердить правомерность своих действий он в случае спора не сможет.

Штатное расписание является локальным нормативным актом работодателя (ст. 8 ТК РФ). Трудовым законодательством не предусмотрено, что штатное расписание утверждается с учетом мнения представительного органа работников.

Работодатель самостоятельно утверждает штатное расписание (например, приказом или распоряжением руководителя организации), самостоятельно решает вопросы его изменения и дополнения.

Изменения в штатное расписание могут вноситься работодателем сколь угодно часто. В случае спора об увольнении работников по сокращению штата целесообразность изменения штатного расписания судами не рассматривается.

Форма штатного расписания — унифицированная форма № Т-3 “Штатное расписание” — утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты”. Обычно работодатели применяют эту форму.

Некоторые эксперты в области трудового законодательства считают, что применение именно данной формы строго обязательно для работодателей, а “всякое своеволие” в данном вопросе может грозить организации неисчислимыми бедами.

Тезис об обязательности унифицированной формы № Т-3 “Штатное расписание” родился на основании ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ “О бухгалтерском учете”.

Согласно этой статье первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. И только документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, могут составляться в произвольной форме, но обязательно должны содержать все реквизиты, указанные в ст. 9 Закона “О бухгалтерском учете”.

Читайте также:  Служба по контракту испытательный срок

Постановлением Правительства РФ от 08.07.1997 № 835 “О первичных учетных документах” разработка и утверждение альбомов унифицированных форм первичной учетной документации были возложены на Госкомстат России (в настоящее время — Федеральная служба государственной статистики).

Отсюда делается вывод, что если Госкомстат России утвердил какую-либо унифицированную форму, то она подлежит обязательному применению.

Однако здесь упускается из виду самое главное — Госкомстат России был уполномочен Правительством РФ утверждать унифицированные формы первичных документов. А что такое первичный документ?

Первичным документом может признаваться только документ, который оформляет какую-либо хозяйственную операцию организации, подлежащую отражению в бухгалтерском учете.

Но ведь штатным расписанием не оформляются никакие хозяйственные операции организации. На основании штатного расписания не осуществляются какие-либо бухгалтерские проводки (даже зарплата работникам-повременщикам начисляется не на основании штатного расписания, а на основании табеля учета рабочего времени).

Следовательно, работодатели имеют право не применять унифицированную форму штатного расписания, а разработать свою.

Унифицированная форма № Т-3 “Штатное расписание” может рассматриваться только как рекомендательная.

Неприменение унифицированной формы штатного расписания не является нарушением трудового законодательства или законодательства о бухгалтерском учете.

Для тех работодателей, которые применяют унифицированную форму штатного расписания, мы приводим пример ее заполнения (см. ниже).

При заполнении унифицированной формы штатного расписания могут возникать вопросы относительно порядка заполнения графы 4, в которой указывается количество штатных единиц. В том случае, если организацией предусматривается содержание неполной штатной единицы, при заполнении графы 4 количество неполных штатных единиц указывается в соответствующих долях, например 0,25 (см. Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1).

Очень часто работодатели сталкиваются с трудностями при заполнении граф 5-9, в которых отражается заработная плата работника. Попробуем в них разобраться.

Если работодатель не имеет возможности заполнить данные графы в рублях, например, в связи с тем, что надбавки установлены работнику в процентах или коэффициентах, то в соответствующих графах допускается указывать проценты или коэффициенты.

Если размер процентов и коэффициентов изменяется, то, на наш взгляд, не будет ошибкой поставить в соответствующих графах прочерки, а в графе 10 сделать ссылку на документ, который регулирует изменение этих процентов и коэффициентов.

Например, процентная надбавка работникам Крайнего Севера меняется в зависимости от продолжительности “северного” стажа. Поэтому при заполнении унифицированной формы штатного расписания в графах 6 — 8 можно поставить прочерки (при отсутствии других надбавок), а в графе 10 сделать ссылку на соответствующий нормативный правовой акт, которым регулируется установление работникам Крайнего Севера процентных надбавок к заработной плате.

Иные стимулирующие выплаты, кроме надбавок, в унифицированной форме штатного расписания не показываются. То есть, нет необходимости отражать в унифицированной форме штатного расписания премии и иные стимулирующие выплаты, не являющиеся надбавками.

Чем именно надбавки заслужили право присутствовать в унифицированной форме штатного расписания, неясно. Тем более что официального определения надбавки в трудовом законодательстве России нет.

Подсчет итога по графам 5-9 возможен только тогда, когда тарифные ставки и надбавки установлены в одинаковых единицах за одинаковый период времени.

Если в соответствующих графах кроме рублей используются проценты и коэффициенты, а в организации используется не только повременная, но и сдельная система оплаты труда, то вывести итог по графам 5 — 9 унифицированной формы штатного расписания не представляется возможным.

Наименования должностей, профессий и специальностей, которые фигурируют в штатном расписании организации, устанавливаются работодателем самостоятельно.

Если же с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление каких-либо льгот или наличие ограничений, то эти должности, специальности и профессии и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках (ст. 57 ТК РФ). Квалификационные справочники утверждаются в порядке, устанавливаемом Правительством РФ.

Если в указанных справочниках такие профессии и должности отсутствуют, то в штатном расписании организации (и в трудовых договорах) наименования профессий и должностей, на наш взгляд, должны указываться в соответствии с нормативным правовым актом, предоставляющим льготы или налагающим ограничения. Трудовое законодательство России содержит довольно большое количество нормативных правовых актов, которые предоставляют льготы и ограничения для различных категорий работников. Поэтому при составлении штатного расписания работодателю лучше придерживаться соответствующих квалификационных справочников.

Читайте также:  Обучение и инструктажи по охране труда

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Работодатель-организация, независимо от организационно-правовой формы и формы собственности, обязан составить и утвердить штатное расписание, содержащее сведения об имеющихся структурных подразделениях, должностях, специальностях и профессиях, а также о количестве штатных единиц. Отсутствие у общества штатного расписания является основанием для привлечения организации и ее должностных лиц к ответственности, предусмотренной ст. 5.27 КоАП РФ.

Для начала отметим, что штатное расписание по своей природе является локальным нормативным актом, принимаемым работодателем в пределах своей компетенции, в котором содержатся сведения об имеющихся структурных подразделениях, должностях, специальностях и профессиях, а также о количестве штатных единиц (ст. 8 ТК РФ, письма Роструда от 23.01.2013 N ПГ/409-6-1, от 15.05.2014 N ПГ/4653-6-1).

Трудовое законодательство не содержит прямых норм, устанавливающих обязанность работодателя составлять штатное расписание. Вместе с тем согласно ст.ст. 15 и 16 ТК РФ трудовые отношения возникают на основании трудового договора и подразумевают личное выполнение работником за плату трудовой функции. Под трудовой функцией понимается работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации либо конкретный вид поручаемой работнику работы (часть первая ст. 15 ТК РФ).

Трудовая функция должна быть обязательно указана в трудовом договоре (часть вторая ст. 57 ТК РФ).

Следовательно, по смыслу части первой ст. 15, части второй ст. 57 ТК РФ если кем-либо из работников выполняются обязанности по определенной должности или профессии, то это означает, что такая должность или профессия имеется у работодателя и поэтому должна быть предусмотрена штатным расписанием. Соответственно, трудовой договор с работником может быть заключен только по должности, которая предусмотрена в штатном расписании.

В письме от 21.01.2014 N ПГ/13229-6-1 Роструд разъяснил, что принятие работника на должность, не включенную в штатное расписание, недопустимо, а отсутствие должностей в штатном расписании, в частности, может существенно затруднить проведение мероприятий по сокращению численности или штата работников, кроме того, в отдельных случаях может быть расценено инспекторами государственной инспекции труда как нарушение, за которое статьей 5.27 КоАП РФ предусмотрена ответственность. Представляется очевидным, что указанная позиция применима и к ситуации, когда штатное расписание вообще отсутствует (смотрите, например, решение Московского областного суда от 28.02.2012 по делу N 22А-191/12).

В силу части третьей ст. 11 ТК РФ все работодатели (физические лица и юридические лица независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности) в трудовых отношениях и иных непосредственно связанных с ними отношениях с работниками обязаны руководствоваться положениями трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права.

Таким образом, трудовое законодательство обязывает работодателя-организацию, независимо от организационно-правовой формы и формы собственности, составить и утвердить штатное расписание, содержащее сведения об имеющихся структурных подразделениях, должностях, специальностях и профессиях, а также о количестве штатных единиц. Отсутствие у общества штатного расписания является основанием для привлечения организации и ее должностных лиц к ответственности, предусмотренной ст. 5.27 КоАП РФ.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Котыло Игорь

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Кудряшов Максим

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Штатное расписание – один из важнейших кадровых документов организации, который определяет структуру и численность персонала, а также занимаемые работниками должности и размер оплаты их труда.

Являясь отличным инструментом повышения эффективности использования рабочей силы, этот локальный нормативный акт, тем не менее, вызывает немало вопросов в ходе практической деятельности компании.

Так, например, у руководителей фирм и индивидуальных предпринимателей возникает сомнение в обязательности его составления. Это обусловлено тем, что трудовое законодательство Российской Федерации не включает строгое предписание иметь данный документ. Из статьи вы узнаете, обязательно ли нужно составлять этот документ, или нет?

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-47-92 . Это быстро и бесплатно !

Для чего это нужно организациям?

Данный кадровый нормативный акт необходимо составить непосредственно перед началом функционирования бизнес-структуры. Он утверждается руководителем предприятия и, как правило, должен быть заверено печатью.

Читайте также:  Муниципальный контракт на оказание услуг

В организациях небольшого размера документ разрабатывает отдел кадров и бухгалтерия, возможно также участие юридической службы. Руководители крупных предприятий могут доверить обязанность составления расписания планово-экономическому отделу.

Если же обзавестись штатным расписанием намеревается индивидуальный предприниматель, то он может самостоятельно оформить его. Зачем это нужно? Несомненная польза грамотно разработанного расписания заключается в следующих положениях:

  • Четкое разграничение функциональных подразделений организации.
  • Закрепление численности должностей и количества работников по каждой из них.
  • Отслеживание процесса оплаты труда, включая всевозможные надбавки.
  • Повышение эффективности подбора нового персонала.
  • Содействие оценке качества существующей структуры компании.
  • Наглядность в анализе загрузки работников и объёма выполняемых работ.
  • Улучшение взаимодействия с проверяющими инстанциями.

Это особенно целесообразно в тех случаях, когда труд работника, с которым был заключен договор, состоит в выполнении обязанностей по конкретной должности. А она, в свою очередь, должна отвечать штатному расписанию, которое необходимо иметь в наличии на предприятии.

Для ООО

Необходимость составления локального нормативного акта, освещающего структуру штата фирмы, для организаций с ограниченной ответственностью обусловлена, в первую очередь, тем, что он позволяет оформить отношения с наемными работниками по букве закона. Формируя штатное расписание, предприятия могут не использовать унифицированный вид документа по форме № Т-3, а разработать свой.

Наименования должностей, профессий и требований к ним должны соответствовать тем, что указаны в квалификационных справочниках, актуальных для трудового законодательства РФ.

Помимо безусловной пользы для процесса организации труда, штатное расписание понадобится ООО в следующих случаях:

  1. При проверке трудовых инспекций. Так, Фонд социального страхования РФ может затребовать этот нормативный документ, чтобы определить, не было ли необоснованного завышения среднего заработка, что повлияло на оформление пособий. Сотрудникам Роструда штатное расписание необходимо, чтобы исключить наличие зарплат ниже минимальной.
  2. Федеральные налоговые службы также могут запросить документ, несмотря на то, что он не содержит в себе непосредственные данные налогового учета, однако информация в нем может иметь существенное значение для налогообложения, подтверждая правильность проведения пенсионных отчислений, взносов в страховой фонд и т.д.
  3. Отсутствие штатного расписания при проверках также может быть названо нарушением закона в сфере охраны труда, а должностное лицо будет оштрафовано. Отмену таких санкций придется оспаривать в суде.
  4. В случае спорных ситуаций после вынужденного сокращения штата предприятия, расписание поможет доказать правомерность увольнения того или иного сотрудника и отсутствие иных вакансий для него.
  5. Данный нормативный акт также станет опорой при отказе в приеме на работу, обосновывая отсутствие должности.

Для ИП

Несмотря на то, что законодательство не обязывает индивидуального предпринимателя составлять штатное расписание, рекомендуется не пренебрегать данным документом, особенно в следующих случаях:

  1. При необходимости структуризации штата наемных работников.
  2. Если у ИП в наличии имеется более 3 сотрудников, которые работают на основании трудового договора.
  3. Тогда, когда прямые обязанности работников совпадают с основными положениями соответствующей должности.

Кроме того, важно отметить, что наличие расписания поможет бизнесмену избежать санкций со стороны инстанций, осуществляющих надзор, обосновать правомерность увольнений и быть освобожденным от штрафов за отсутствие этого документа.

В каком случае не обязательно его составлять?

Как показывает практика, наличие планового кадрового документа, отражающего структуру предприятия, все же предпочтительнее, чем его отсутствие. Тем не менее использование данного акта можно избежать:

  1. В организациях, где все трудовые договоры описывают в первую очередь трудовую функцию, а не должность или профессию – указывается конкретная работа, которая должна быть выполнена.
  2. На микропредприятиях, которые используют типовые трудовые договоры с работниками и в связи с этим вправе отказаться от локальных кадровых документов.
  3. Индивидуальным предпринимателям, чьи работники трудятся на основе отдельных соглашений, а заработная плата им начисляется без привязки к окладу.
  4. ИП без работников, которые могут использовать расписание по желанию.

Таким образом, можно подытожить, что составление штатного расписания в большинстве случаев нужно и крайне рекомендовано для предприятий, руководители которых предпочитают качественно использовать рабочую силу и хотят избежать нежелательных разбирательств с государственными органами контроля за трудовой деятельностью.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 938-47-92 (Москва)
+7 (812) 467-38-62 (Санкт-Петербург)

Комментировать
0 просмотров
Комментариев нет, будьте первым кто его оставит

Adblock detector