No Image

Что сдавать в архив при ликвидации ооо

СОДЕРЖАНИЕ
0 просмотров
16 ноября 2019

В процессе процедуры ликвидации может накопиться большой объем документов. Документы после ликвидации ООО нельзя просто уничтожить или выбросить. Что с ними делать, расскажем в этой статье.

Какие документы могут остаться после ликвидации?

Перечень документов, которые остаются после прекращения деятельности общества, зависит от многих факторов: как долго существовала фирма, были ли у неё сотрудники, каким видом занималась компания и др.

Чаще всего все после ликвидации остаются:

  • документы по личному составу;
  • договоры с контрагентами;
  • корреспонденция;
  • отчётность перед госорганами (налоговая, статистическая);
  • учредительные документы и др.

Законодательство возлагает ответственность за хранение документов после ликвидации ООО на ликвидационную комиссию (ликвидатора). Именно на них (него) возложена обязанность по подготовке всей документации и передаче её для хранения в надлежащую организацию (учреждение).

Чем руководствоваться?

Какие документы нужно хранить и как долго, можно узнать из следующих актов:

  • Перечень документов для госорганов (утв. Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558);
  • Перечень документов в производственной и научно-технической деятельности организаций (утв. Приказом Минкультуры РФ от 31.07.2007 N 1182);
  • Перечень документов для госструктур (утв. Главархивом СССР от 15.08.1988);
  • для акционерных обществ сроки хранения определены в Положении, утв. Постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 N 03-33/пс.

Где хранятся документы после ликвидации организации?

Для начала нужно выяснить, был ли у общества, которое ликвидировано, договор с государственной архивной службой. Если такой договор был, то документы передаются в архив.

Если общество не заключало с госархивом договор, то архив обязан принять на хранение только те документы, которые касаются личного состава работников организации.

Председателем ликвидационной комиссии (ликвидатором) или, если ООО ликвидируется через банкротство, конкурсным управляющим должно быть определено место хранения документов.

Например, документы (которые не подлежат обязательной передаче в архив) можно передать на хранение по акту одному из участников общества.

Документы, сроки хранения которых не установлены, не переданные в архив, целесообразно хранить 3 года (так как такой период установлен для исковой давности). Другие документы, которые не содержат в себе какой-либо ценной информации и срок хранения которых подошёл к концу, могут быть по решению ликвидатора уничтожены.

Срок хранения документов после ликвидации ООО

Документы ООО можно разделить на категории в зависимости от установленного срока их хранения:

  • постоянного хранения;
  • длительного (более 50 лет);
  • временного (менее 10 лет).

К первой категории относятся документы, которые могут быть связаны с хозяйственной деятельностью организации.

Вторая группа включает историческую справку ООО и документацию по личному составу.

К документам, срок сохранности которых варьируется от 1 до 10 лет, отнесены документы, не содержащие важной информации.

Сколько должен храниться конкретный документ, должен определить специалист. Например, можно создать комиссию, в состав которой можно привлечь работника из архива для определения точных сроков хранения оставшихся документов.

Сдача документов в архив при ликвидации предприятия

В соответствии с ч. 10 ст. 23 Закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ передаче в государственный архив в обязательном порядке подлежат документы:

  • относящиеся к Архивному фонду РФ;
  • период хранения которых ещё не истёк;
  • по личному составу.

Перед сдачей документов в архив их нужно подготовить. Все документы нужно разделить по срокам хранения и разложить по папкам. При формировании папок рекомендуется использовать номенклатуру дел предприятия. Каждое дело не должно составлять больше 250 листов.

Документы подшиваются в дело в единственном экземпляре. Бумаги подшиваются в хронологическом порядке.

Итак, для того, чтобы сдать документы, они должны быть:

  • структурированы (по сроку хранения и хронологии);
  • подшиты;
  • пронумерованы;
  • с внутренней описью;
  • с обложкой по установленной форме.

Где хранится документация предприятий непосредственно после их ликвидаций и как долго их необходимо хранить после ликвидации ООО? Часть 8 ст. 10 ФЗ 23 22.10.2004 N ФЗ-125 «Об архивном деле РФ» указывает, все документы юрлица из-за ликвидации направляются для хранения архивным организациям.

Содержание

Чем вызвана необходимость хранения документов компании после ликвидации

Необходимость хранения документации, которая осталась после ликвидации компании, продиктована возможностью возникновения обстоятельств, когда приходится вновь поднимать официальные отношения, оформленные при деятельности организации. К таким обстоятельствам относят:

  1. обращения граждан для возобновления сведений о своем стаже. Объектами такой информации могут быть:
    • личные дела;
    • сведения о времени работы;
    • зарплатные ведомости и т. д.
    • обращения руководства, учредителей фирмы из-за её ликвидации с целью получения сведений о взаиморасчетах с кредиторами и дебиторами:
      • бухгалтерская первичная документация;
      • акты выполнения работ;
      • приемо-передаточные акты и т. д.;
      • договора;
      • соглашения и т. д.
      • запросы, поступающие от проверяющих органов, касаются:
        • бухгалтерской отчетности;
        • оформленных первичных документов.
        Читайте также:  Незаконная вырубка леса статья коап рф

        Подготовительные мероприятия по хранению документации вследствие ликвидации фирмы

        Документы в архив после ликвидации фирмы собственники передают самостоятельно. Ответственными лицами, кто должны приготовить и отдать сведения в архив при ликвидации фирмы, назначаются:

        • ликвидаторская комиссия;
        • конкурсный управляющий. Он назначается банкроту или при ликвидации фирмы;
        • учредители.

        Для выполнения предписанного протокола сбора данных одним из членов такой ликвидационной комиссии выгоднее сделать архивариуса. В его непосредственные обязанности войдет: посмотреть, что осталось из документов у данного предприятия при ликвидации, систематизировать картотеку, создать описи, сметы расходов на архивацию, хранение.

        Перечень тех документов, что передаются на хранение, оговорены ФЗ 125 от 22.10.2004 (в ред. от 28.12.2017 г.) «Об архивном деле в РФ».

        Предварительная обработка документации, что осталась после ликвидации для лучшего их ответственного хранения в архивной организации

        Несмотря на профессиональные тонкости архивного дела, можно приготовить всю документацию на отгрузку непосредственно в архив вследствие ликвидации ООО и самостоятельно. При такой подготовке необходимо сделать следующее:

        • Отсортировать всё, что оставалось после ликвидации. Документы раскладываются по разделам. Разделу придают статус дела. Объем одного дела не превосходит 250 страниц. Документы с разным сроком хранения должны находиться в разных делах. Не допускать повтора документа. Дела сортируются по году.
        • Прошить дела. Папка из картона должна прошиваться через четыре отверстия прочными суровыми нитками. Документы располагают в порядке хронологии, затем их нумеруют. Первый и завершающий листы без номера. Первый лист в папке без надписей, завершающий – лист заверителя;
        • Создать нумерацию папок дел;
        • Создать обложки для дел. На них должны быть указаны все наименования организации (краткое, полное), заглавие, период собрания, число имеющихся в деле страниц;
        • На специальном бланке составить полную опись дел, включенных в материалы к передаче. Она включает историко-архивную справку, сведения об учредителях, основной вид деятельности, произошедшие смены учредителей, произошедшие реорганизации, протокол о ликвидации, сведения о данные лиц, проводящих ликвидацию.

        Важно! Опись дел, которые передаются на хранение архивной организации после ликвидации предприятия, распечатать в трех экземплярах.

        Далее, дела помещаются в коробку архивного предприятия и после ликвидации передаются в обработку архиву.

        Если предприятие имело длительный период работы, то количество оставшихся документов будет значительным. Ввиду большой трудоёмкости и длительности операций, связанных с процессом подготовки документов на хранение, эту операцию могут исполнить сотрудники архива по принятому уговору с ликвидаторской комиссией.

        Послеликвидационная передача документов в архив

        Уже в ходе ликвидационной компании целесообразно иметь представление о предстоящей операции по сдаче бумаг на хранение. Согласие о сдаче к сохранению создается в форме договоров с архивом комиссиями по ликвидации, доверенным лицом. В заключенном договоре с архивом указываются условия договора, такие как:

        1. виды услуг и их оплата;
        2. хранение и сроки;
        3. право на использование;
        4. состав документации и т. д.

        Внимание! После того как прошла ликвидация предприятия сдача данных заверяется приемо-передаточным актом. Архивная организация обязана выдать справку, которая предъявляется госорганам по запросу.

        Сведения по срокам на хранение и разделы документации для хранения

        Списочный состав и сведения о сроках хранения всей документации объяснены в «Перечне архивных типовых управленческих документов», который работает с 2011 г. Документы, передаваемые архиву после ликвидации, могут иметь неодинаковые сроки хранения.

        Вечное хранение

        • все отчётные финансовые документы;
        • фирменные документы принятия, утверждение бух. отчетов;
        • акты по передаче права;
        • учетные книги дохода и расхода у частных предпринимателей;
        • свидетельства, выдаваемые при постановке на учет и др.

        В государственных архивах нуждаются в хранении документация с вечным сроком хранения и документация кадров предприятий после их ликвидации.

        Документы, относящиеся к категории длительного хранения (от 45 л)

        Есть специальные документы, которым обеспечивают хранение от 45 до свыше 70 лет. Это документы, которые укажут на факты поступлений и увольнений с работы, переводы и т. д., оставшиеся после ликвидации.

        • документы по штатам с отражением оклада;
        • личные дела, личные карточки сотрудников;
        • трудовые срочные договоры;
        • набели, наряды;
        • лицевые счета работников и т. д.

        Документы, относящиеся к категориям временного хранения

        После ликвидации предприятия данные документы продолжают оставаться в силе. Время их хранения составляет 5-10 лет. К ним относятся:

        • соглашения с юридическими лицами;
        • договора по государственным закупкам;
        • административно-хозяйственные приказы;
        • командировочные и отпускные приказы.

        Документы с временным промежутком хранения хранятся в частной архивной фирме. Вознаграждение за хранение возлагается на фирму и после ее ликвидации.

        Надо знать! Передача документов архиву должна производиться ликвидационной комиссией на основании соглашения, подписанного представителями обеих сторон.

        Как уничтожить документы после ликвидации организации

        Не весь объем документов после ликвидации фирмы подлежат обязательному хранению. В случае ликвидации предприятия уничтожаются документы с истекшим сроком хранения. При уничтожении документов необходимо составить акт. Вот некоторые способы уничтожения документов с истекшим сроком хранения после ликвидации фирмы:

        Читайте также:  Срок уплаты налога на имущество физлиц
        Сжигание

        Сжигают обычно секретные документы. При этом важно выбрать правильное место для сжигания.

        Шредирование

        Это разрезание бумаг на мелкие полосы или кусочки в специальном устройстве – шредере

        Выездное уничтожение

        Значительный объем бумаг уничтожают специальные компании. Бумаги отправляют в промышленный шредер, который находится в грузовом автомобиле. При таком способе уничтожения уровень безопасности значительно выше, чем у предыдущих.

        Юридические основания порядков сохранения после ликвидации ООО или ИП регламентирует Закон о бухгалтерском учете N 129 от 21 ноября 1996 г.

        Ответственность по невыполнению сроков по передаче документов

        Согласно п. п. 2, 3 ст. 62 ГК РФ все операции относительно ликвидации предприятия выполняет комиссия по ликвидации. Эта комиссия выбирается собственниками в процессе принятия окончательного соглашения о ликвидации фирмы. Следовательно, именно она обеспечивает передачу бумажных носителей на хранение и именно на ней лежит ответственность за исполнение этой операции.

        Важно! Лица, нарушающие процесс укомплектовки, хранения, передачи бумажных материалов, предназначенных для хранения в архиве, привлекаются к административной ответственности.

        Юридические и должностные лица, которые нарушили закон об архивном деле, несут за это ответственность, установленную законом. При несоблюдении законов о хранении документации организаций из-за ликвидации предусматривается ответственность в соответствии со статьями 13.20, 13.25 КоАП РФ.

        Следовательно, хранение документов организации происходит в архивных организациях. Компания после ликвидации обязана сделать все мероприятия по передаче бумажных данных в архив с соблюдением положенных законом мер. Организация должна обеспечить архивное хранение бумаг в обозначенном порядке после своей ликвидации.

        Заказать консультацию

        © 2014-2019 «БАУМ-LEX» Ликвидация юридических лиц

        Москва, ул. Бакунинская 69с1, БЦ Александрия, оф. 15б

        Режим работы: пн-пт с 9.00 до 18.00, сб-вс выходные

        Статьи по теме

        Это последняя проблема, возникающая на пути ликвидации юридического лица – куда деть все документы? Как их подготовить, чтобы их приняли на хранение? Вопросы эти не урегулированы законодательно, но решать их придется.

        Из статьи вы узнаете:

        Ликвидация предприятия – процесс многогранный и сложный, состоящий из нескольких этапов. Одним из последних этапов – распоряжение всем объемом документации, оставшейся после жизни организации. Вопрос «нужно ли хранить документы после ликвидации организации» уже мало у кого возникает. Законодательство отвечает на него достаточно четко – безусловно, нужно. Вопрос – какие. В первую очередь это касается бумаг, подтверждающих наличие стажа и трудовые отношения работников юридического лица, так называемые кадровые документы или их еще называют «по личному составу». Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 и рядом других нормативных актов установлены даже сроки хранения различной документации. И они немалые – постоянные, 75 лет, 5 лет.

        Какие документы сдают в архив при ликвидации предприятия

        Сдаче в архив подлежат все документы, по которым установлены сроки хранения, и сроки эти не истекли. В обязательном порядке хранятся:

        • кадровые: по учету труда, по заработной плате, по расчету с персоналом (их срок хранения составляет 75 лет для документов, созданных до 2003 года, и 50 лет для документов, созданных после 2003 года;
        • бухгалтерские (первичные учетные документы, учетная политика, инвентарные карточки и т.д.; их срок хранения не менее пяти лет);
        • учредительные.

        Как видим, документы после ликвидации составляют достаточно объемную массу, особенно если юридическое лицо имело большой штат сотрудников, осуществляло постоянную деятельность и ликвидировано по процедуре, предусмотренной законодательством.

        Порядок сдачи документов в архив при ликвидации организации определяется несколькими нормативными документами:

        Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

        Федеральный закон от 26.10.2002 № 127-ФЗ «О несостоятельности (банкротстве)»;

        Основные Правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002);

        Положение о временной администрации по управлению кредитной организацией, утвержденное Банком России 09.11.2005 № 279-П (определяет особенности работы с документами при ликвидации кредитных организаций).

        Данными нормативными актами следует руководствоваться, отвечая на вопрос (когда завершена уже ликвидация предприятия) какие документы подготовить.

        Куда сдавать документы при ликвидации организации

        Архив документов при ликвидации предприятия, как правило, невозможно хранить по месту нахождения ликвидируемой организации. Если помещение у нее было арендовано, то с исключением юридического лица из реестра ЮЛ, арендных отношений больше нет, имущество самой организации передается либо учредителям, либо кредиторам в различных порядках, предусмотренных законом. Таким образом, ликвидационная комиссия или ликвидатор, вздохнув от проделанной тяжелой работы по предыдущим этапам, сталкиваются с проблемой, что теперь делать со всеми бумагами и куда передаются документы после ликвидации организации. Ведь именно на ликвидационной комиссии или ликвидаторе лежит обязанность довести до конца все операции с бумагами ликвидируемого юридического лица.

        Читайте также:  Привлечение к работе в нерабочее время

        Закон здесь говорит следующее: для начала надо определить, есть ли у организации правопреемник. Если таковой имеется – документация должна перейти к нему. Если нет, то ищем вышестоящую организацию. Если и такой нет, то кадровые и архивные документы с неистекшими сроками хранения передаются ликвидационной комиссией, ликвидатором или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в государственный или муниципальный архив на основании договора.

        Пункт 9.7 Основных правил работы архивов организаций дает ссылку на специализированный архив для бумаг по личному составу. Пока такие организации не распространены, созданы лишь в некоторых регионах и информации о них мало. Поэтому если таковой специализированный архив отсутствует на территории ликвидируемой организации, то документация передается в государственный архив.

        Таким образом, из настоящей нормы закона (ч. 10 ст. 23 ФЗ № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации») следует, что чтобы сдать документы в архив при ликвидации предприятия, необходимо предпринять ряд действий:

        найти «соответствующий» архив;

        заключить с ним договор;

        привести документы при ликвидации организации в упорядоченное состояние;

        получить документ от архива о сдаче документации.

        Архив следует искать территориально – ближайший к месту нахождения ликвидируемого юридического лица. Проверив, нет ли специализированного фонда по хранению документов по личному составу, обращаем внимание на муниципальные архивы. Если по каким-то причинам в муниципальный архив сдать не получается, остается вариант с частными архивами.

        Независимо от того, в какой архив планируется передача документации (частный, государственный, специализированный) – необходимо заключить договор. Здесь важно помнить, что бумажное наследие ликвидируемой организации не переходит в собственность архивов, они лишь оказывают услуги по хранению и, возможно, по формированию дел и подготовки их к хранению. Данные услуги возмездные. Расходы лежат на учредителях (участниках) юридического лица и производятся за счет имущества или за счет средств самих участников (п. 2 ст. 62 ГК РФ). Следует помнить, что в приеме некоторых бумаг с небольшим сроком хранения государственные архивы могут и отказать. В этом случае придется решать вопрос о самостоятельном хранении «наследия» в течение пяти лет минимум или сотрудничать с частным архивом.

        После того, как договор заключен, начинается этап подготовки документов к хранению. Документы формируются в дела (папки) отдельно по категориям и по разным папкам в зависимости от сроков хранения (бумаги со сроком хранения в 75 лет подшиваются отдельно от тех, чей срок хранения составляет пять лет). Основные правила работы архивов немного регламентируют процедуру подготовки бумаг к хранению. Она включает в себя проведение экспертизы ценности, подшивка или переплет, проставление нумерации листов, оформление различных описей. Работа эта трудоемкая и не всегда понятная обывателю, который никогда не сталкивался с подобной задачей. И хотя обязанность по подготовке бумаг к архивированию лежит на ликвидационной комиссии, закон здесь допускает обращение к работникам архивов и специализированным организациям за помощью на договорной основе.

        Сдача документов в архив при ликвидации предполагает составление акта или справки о принятии их архивом.

        Документы после ликвидации

        Документы в архив при ликвидации передаются, как правило, после получения справок из Пенсионного фонда РФ и внебюджетных фондов, подтверждающих снятие юридического лица с учета. Перед этапом уничтожения печатей и штампов происходит работа с архивом.

        Законодательство не отвечает четко на вопрос, существует ли обязанность передавать документацию на хранение после прекращения деятельности ИП. С одной стороны, в законе при описании процедуры указывается лишь на организации, а с другой стороны, ИП также обязано хранить, например, документы по личному составу. Поэтому, если у индивидуального предпринимателя есть риск несохранности важных бумаг в течение такого длительного срока их обязательного хранения, лучше передать их на хранение в специализированную организацию.

        Окончательный документ ликвидации предприятия — уведомление об исключении юридического лица из ЕГРЮЛ. Выдается он после того, как вся документация передана на хранение.

        Комментировать
        0 просмотров
        Комментариев нет, будьте первым кто его оставит

        Adblock detector